Automatyzacja Korespondencji

Z jakim problemem spotkał się klient?

Potrzeba wdrożenia zmian była motywowana koniecznością usprawnień w programie, które przyspieszyłyby proces obsługi korespondencji, jak również automatyzacją korespondencji przychodzącej i wychodzącej drogą elektroniczną, udostępnieniem pracownikom podglądu korespondencji, a także przypisywaniem dokumentów odpowiednim osobom.

Jakie zaproponowano rozwiązanie?

• Integracja skrzynki mailowej obsługującej faktury kosztowe z systemem CRM.
• Utworzenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów.
• Masowa wysyłka faktur drogą elektroniczną za pośrednictwem Envelo.

W jaki sposób wdrożenie Automatyzacji Korespondencji usprawniło pracę klienta?

• Uzyskano dostęp do historii korespondencji.
• Usprawniono proces dostępu do informacji.
• Wprowadzone niektóre rozwiązania pozwoliły zaoszczędzić czas pracownikom Działu Korespondencji.
• Powiązanie faktur kosztowych z systemem CRM pozwoliło na większą kontrolę wprowadzanych dokumentów oraz zredukowało ilość pomyłek.
• Wprowadzenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów pozwoliło na szybsze przekazywanie wiadomości innym pracownikom, wpłynęło również na poprawę komunikacji pomiędzy Działem Korespondencji i innymi działami w firmie.
• Dzięki możliwościom związanych z e-obiegiem został zmniejszony obieg dokumentów w wersji papierowej.
• Wyróżnienie kolorem danego rodzaju dokumentu pozwoliło na monitorowanie korespondencji.
• Możliwość wysyłki faktur do kontrahentów za pośrednictwem Envelo pozwoliło zaoszczędzić czas pracowników na przygotowanie korespondencji seryjnej, a także pozwoliło na oszczędność papieru.